Praca zdalna na dobre zagościła w polskich zakładach pracy, czego dowodem są ostatnie zmiany wprowadzone do Kodeksu pracy. Nowa forma wykonywania obowiązków pracowniczych wymusza na pracodawcach poszukiwania coraz to nowszych metod nadzorowania pracownika podczas pracy w trybie home office.
Pracodawcom z pomocą przychodzą nowe technologie oferujące coraz to lepsze metody śledzenia poczynań pracowników. Przy ich wykorzystaniu powstaje pytanie, jak korzystać z nich w sposób zgodny z prawem, a w szczególności z przepisami prawa pracy.
Co to jest bossware i na czym polega?
Bossware to zbiorcze określenie systemów informatycznych i oprogramowań pozwalających pracodawcy na kontrolowanie wydajności pracowników pracujących zdalnie oraz sprawdzanie, na co pracownik przeznacza czas w godzinach pracy. Nazwa pochodzi od angielskich słów boss (tj. „szef”) oraz „software” (tj. „oprogramowanie”).
Programy te monitorują dane dotyczące m.in. naciśnięć klawiszy klawiatury, komunikacji pomiędzy pracownikami, ruchów myszką, czy też loginów i dostarczają pracodawcy informacji na temat aktywności pracownika. Ponadto, oferują one możliwość aktywowania kamer internetowych i mikrofonów, a także robienia zdjęć.
Za pomocą oprogramowani typu bossware pracodawca może monitorować m.in. ilość czasu, jaką pracownik spędza przy komputerze lub poza nim oraz sposób, w jaki pracownik spędza czas w Internecie.
Bossware w świetle regulacji kodeksu pracy
Oprogramowanie typu bossware może zostać zakwalifikowane jako tzw. inna forma monitoringu, o której mowa w art. 223 § 4 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: „Kodeks pracy”) pod warunkiem, że służy ono zapewnieniu organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.
Jeżeli oprogramowanie stosowane przez pracodawcę spełnia wyżej wskazane wymagania, to pracodawca przed rozpoczęciem korzystania z niego musi pamiętać o dopełnieniu obowiązków stawianych przez ustawodawcę w zakresie sposobu wprowadzenia monitoringu w zakładzie pracy i związanych z tym obowiązkach informacyjnych wobec pracowników.
Zgodnie z art. 222 § 6 Kodeksu pracy, który znajduje zastosowanie do narzędzi typu bossware, pracodawca ma obowiązek określić cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.
Ponadto, do obowiązków pracodawcy należy również poinformowanie pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem, jak również przekazanie każdemu nowemu pracownikowi przed dopuszczeniem go do pracy informacji o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu.
W przypadku wprowadzenia kontroli pracowników za pośrednictwem oprogramowania typu bossware koniecznym będzie również oznaczenie skrzynek mailowych, komputerów służbowych, telefonów służbowych oraz innych urządzeń stanowiących przedmiot monitoringu w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych.
Jeżeli pracodawca zdecyduje się na kontrolowanie pracowników za pomocą wspomnianych systemów informatycznych to musi pamiętać, aby monitoring ten nie naruszał dóbr osobistych pracownika. Wykorzystanie tego rodzaju narzędzi do monitorowania pracowników stwarza ryzyko naruszenia takich dóbr pracownika jak jego godność rozumianą również jako jego dobre imię, określanie go jako dobrego fachowca w dziedzinie, którą się zajmuje, oraz ewentualnie prawo do prywatności.
Pracodawca będzie musiał zatem ostrożnie dobierać programy, za pomocą których planuje monitorować swoich pracowników oraz mieć na uwadze, że nie wszystkie narzędzia oferowane przez dany program będą możliwe do wykorzystania z uwagi na konieczność zapewnienia ochrony dobrom osobistym pracownika.
W przypadku zainteresowania tematem przedstawionym w artykule, prosimy o kontakt na: kancelaria@cddlegal.pl