Nowelizacja Kodeksu Pracy – Praca zdalna

W dniu 1 grudnia 2022 r. Sejm uchwalił projekt zmian w Kodeksie Pracy. Nowelizacja wprowadza szereg nowych regulacji prawnych w zakresie prawa pracy, w tym m.in. przepisy dotyczące wykonywania pracy zdalnej. Zmiany wejdą w życie najprawdopodobniej już od 1 stycznia 2023 r.

W nowelizacji wprowadzono definicję pracy zdalnej, wskazując, że może być ona wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

W odniesieniu do podanej definicji podkreślenia wymaga fakt, że miejsce wykonywania pracy zdalnej powinno być wskazane przez pracownika i uzgodnione z pracodawcą. Żadna ze stron nie może zatem w tej kwestii podjąć arbitralnej decyzji. W sytuacji, gdy miejsce wykonywania pracy zostanie z góry wyznaczone przez pracodawcę, nie znajdą zastosowania przepisy regulujące pracę zdalną.

Uzgodnień dotyczących miejsca wykonywania pracy zdalnej, można dokonać już podczas zawierania umowy o pracę, jak również w trakcie zatrudnienia. Jeżeli potrzeba wykonywania pracy zdalnej wystąpi w trakcie zatrudnienia, wówczas zmiana formy wykonywania pracy może nastąpić z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Jest to wyjątek od art 29 § 4 Kodeksu Pracy, zgodnie z którym zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej.

Nowelizacja zakłada, że w dalszym ciągu wykonywanie pracy zdalnej będzie możliwe na polecenie pracodawcy, jednak jedynie w określonych przypadkach:

  1. w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
  2. w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej
  3. jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Pracodawca będzie co do zasady musiał uwzględnić wniosek o pracę zdalną złożony m.in. przez:

  • pracownika – rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności,
  • pracownicę w ciąży,
  • pracownika wychowującego dziecko do 4. roku życia,
  • pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Pracodawca będzie mógł takiemu pracownikowi odmówić pracy zdalnej jedynie w przypadku, gdy jej wykonywanie nie będzie możliwe ze względu na rodzaj pracy albo organizację pracy. O przyczynie odmowy pracodawca będzie musiał poinformować pracownika.

Pracodawca będzie przy tym zobowiązany m.in. do zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Nowelizacja przewiduje także możliwość używania przez pracownika prywatnych narzędzi pracy (np. komputera) w sytuacji, gdy obie strony stosunku pracy przystaną na takie rozwiązanie, pod warunkiem, że prywatne urządzenia techniczne i inne narzędzia pracy pracownika wykorzystywane przez niego do pracy będą zapewniały bezpieczeństwo pracy. W takim przypadku pracownikowi będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Zasady wykonywania pracy zdalnej będą określone w:

  • porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową;
  • regulaminie – jeżeli w terminie 30 dni nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową lub w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa (konieczne są tu konsultacje z przedstawicielami pracowników).

Wykonywanie pracy zdalnej będzie dopuszczalne także w sytuacji, gdy nie zostanie zawarte porozumienie albo nie zostanie wydany regulamin. W takim przypadku zasady wykonywania pracy zdalnej będą określone odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy lub w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Nowe regulacje upoważniają pracodawcę do przeprowadzania kontroli pracownika w miejscu wykonywania przez niego pracy zdalnej. Kontrola taka będzie opierała się na zasadach określonych przez strony w regulaminie, poleceniu pracy zdalnej bądź w porozumieniu zawartym z pracownikiem przez pracodawcę.

Kontroli będą podlegać:

  • procedury ochrony danych osobowych w miejscu wykonywania pracy
  • warunki BHP

Kontrola będzie mogła zostać zrealizowana w miejscu wykonywania pracy zdalnej, w godzinach pracy pracownika, po wcześniejszym uzgodnieniu tego z pracownikiem.

Przepisy nowelizacji wprowadzają również pojęcie „okazjonalnej pracy zdalnej”. Jej wymiar wyniesie do 24 dni w danym roku kalendarzowym. Pracownik będzie mógł wnioskować o takie uprawnienie w formie papierowej lub elektronicznej. Podkreślenia wymaga fakt, że z inicjatywą wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej będzie mógł wystąpić wyłącznie pracownik. Jest ona pod wieloma względami mniej sformalizowana i nie odnoszą się do niej przepisy dotyczące m.in. obowiązku zapewnienia pracownikowi przez pracodawcę materiałów i narzędzi potrzebnych do wykonywania pracy, czy też pokrywania przez niego kosztów pracy zdalnej.

Każda ze stron może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej. Po złożeniu takiego wniosku strony ustalają termin, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków realizowania pracy (nie może on być dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku). Jeśli nie dojdzie do zawarcia porozumienia, wówczas przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy odbywa się w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.